Millennium Process Group Inc. – ENGAGEMENT DE CONFIDENTIALITÉ
Le droit à la confidentialité et à la protection des informations personnelles collectées par Millennium Process Group (division d’EPA de NTT) sur ses clients et les autres personnes avec lesquelles elle traite, ainsi que ses obligations de protéger les informations personnelles que ses clients lui confient à des fins de traitement sont importants pour la division d’EPA de NTT. Nous comprenons les obligations de nos clients de se conformer aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), à d’autres lois applicables en matière de confidentialité et à toute loi américaine sur la confidentialité pouvant s’appliquer à leur entreprise. La division d’EPA de NTT s’acquittera de ses responsabilités pour protéger les informations personnelles de ses clients conformément aux exigences légales et aux meilleures pratiques actuelles. Lorsque nos clients nous donnent leur consentement pour traiter des informations personnelles en leur nom, nous reconnaissons nos obligations de collecter ces informations et de les protéger, de les utiliser et de les divulguer exclusivement en leur nom conformément aux dispositions de leurs contrats de service.
La division d’EPA de NTT dispose d’une politique de confidentialité pour chaque Service qui décrit ses pratiques de confidentialité relatives au Service, en cas d’exigences de confidentialité spécifiques pour un produit ou un service (« Service »), et pour fournir une plus grande clarté et transparence sur son engagement en matière de confidentialité.
La politique de confidentialité de la division d’EPA de NTT (« la politique de confidentialité ») décrit les pratiques que nous avons adoptées en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles que nous collectons à nos propres fins et qui nous sont confiées.
POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE LA DIVISION D’EPA DE NTT
En tant que partenaires de confiance de nos clients et de tierces parties avec qui nous faisons affaire, nous prenons très au sérieux notre rôle de dépositaire des renseignements et, à ce titre, nous adhérons aux principes clés suivants :
RESPONSABILITÉ
Nous sommes responsables de toutes les informations sous notre contrôle ou qui nous sont fournies par nos clients, y compris toute information transférée aux fournisseurs de services dans le but de fournir les services pour lesquels nous avons été engagés à fournir. Lorsque nous faisons appel à des fournisseurs de services, nous utilisons des garanties contractuelles ou autres pour fournir un niveau de protection comparable.
Nous possédons un bureau chargé de la protection de la vie privée, dirigé par notre responsable de la protection de la vie privée, dont le rôle est de s’assurer de la conformité de l’entreprise aux principes énoncés dans la politique de confidentialité.
La division d’EPA de NTT a établi des politiques, des procédures et des pratiques pour s’assurer que les engagements mentionnés dans la politique de confidentialité sont respectés. Ces politiques, procédures et pratiques couvrent notamment : des procédures visant à protéger les informations personnelles ; des procédures visant à recevoir et répondre aux plaintes et demandes de renseignements telles que définies dans le contrat de chaque client ; former les employés et leur communiquer les politiques de la division BPO de NTT, ainsi que les obligations contractuelles spécifiques selon chaque client.
COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
But de la collecte et de l’utilisation des renseignements personnels :
La nature des informations que nous recueillons ou recevons de nos clients ou au nom de nos clients varie en fonction du service fourni. La division d’EPA de NTT ne collectera des informations personnelles qu’en son nom ou au nom de ses clients à des fins identifiées. Nous demandons que seules les informations nécessaires à la réalisation des Services demandés nous soient fournies. La division d’EPA de NTT s’assure que chaque contrat client identifie les fins pour lesquelles les informations personnelles peuvent être collectées, utilisées ou divulguées par la division d’EPA de NTT au nom de ses clients.
Consentement
La division d’EPA de NTT doit obtenir le consentement des personnes concernant la collecte, l’utilisation ou la divulgation de leurs informations personnelles par la division d’EPA de NTT pour les propres besoins de la division d’EPA de NTT, ce qui peut inclure la divulgation d’informations personnelles à des clients qui ont besoin d’informations personnelles dans le cadre de la prestation de services de cette personne avec la division d’EPA de NTT et ce client. Le consentement peut être obtenu sous forme écrite ou orale. Une personne peut retirer son consentement à tout moment ; cependant, le retrait du consentement peut avoir une incidence sur la capacité de la division d’EPA de NTT à fournir les services demandés à un client.
La division d’EPA de NTT peut collecter, utiliser ou divulguer des informations personnelles qu’elle détient à ses propres fins sans consentement dans des circonstances d’urgence, ou tel que permis ou requis par la loi. La division d’EPA de NTT peut, dans le cadre de ses services à ses clients, obtenir en leur nom des consentements pour les informations personnelles qu’elle traite pour les clients de ces clients.
Limites de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation des renseignements personnels
La division d’EPA de NTT limitera la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels à ses propres fins à ce qui est nécessaire aux fins identifiées. La division d’EPA de NTT veillera à ce que la collecte, l’utilisation et la divulgation des informations personnelles au nom de ses clients soient limitées aux fins spécifiées dans ses contrats clients. La division d’EPA de NTT ne doit pas collecter, utiliser ou divulguer à ses propres fins les informations personnelles qui lui sont fournies par ou au nom de ses clients.
Limites de la conservation des renseignements personnels
La division d’EPA de NTT conservera les informations personnelles collectées à ses propres fins uniquement le temps jugé nécessaire à ces fins. MPG établira des périodes de conservation minimales et maximales pour les informations personnelles que nous détenons à nos propres fins. MPG conservera et détruira les informations personnelles qui nous sont fournies au nom de nos clients, comme stipulé dans nos contrats clients ou selon les instructions de nos clients. La destruction des informations est effectuée par un logiciel spécialement conçu, la démagnétisation et le déchiquetage des documents.
EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET ACCÈS
La division d’EPA de NTT doit conserver les informations personnelles qu’elle recueille à ses propres fins de manière aussi exactes, complètes et à jour que raisonnablement nécessaire pour les fins auxquelles elles doivent être utilisées.
Les clients de la division d’EPA de NTT sont responsables de l’exactitude et de l’exhaustivité des informations personnelles qui nous ont été fournies pour exécuter les services demandés. La division d’EPA de NTT peut, dans le cadre de ses Services à ses clients, mettre à jour en leur nom les informations personnelles qu’elle traite pour ces clients.
La division d’EPA de NTT fournira aux individus l’accès à leurs informations personnelles que la division d’EPA de NTT détient à ses propres fins. La division d’EPA de NTT renverra à ses clients toute demande qu’elle recevra pour accéder aux informations qu’elle détient au nom de ses clients. La division d’EPA de NTT aidera ses clients à répondre aux demandes d’accès qu’elle reçoit.
MESURES DE SÉCURITÉ
La division d’EPA de NTT protégera les informations personnelles qu’elle détient à ses propres fins ainsi que les informations personnelles qui lui sont fournies au nom de ses clients en mettant en œuvre des mesures de protection physiques, technologiques et administratives raisonnables. La division d’EPA de NTT protégera les informations qu’elle détient au nom de ses clients contre la divulgation accidentelle, la publication non autorisée, les dommages ou toute autre violation de la vie privée. Nous disposons de politiques et procédures de sécurité physiques et logiques complètes, basées sur les meilleures pratiques de l’industrie, pour répondre aux pratiques d’accès sécurisé, de stockage, de transmission et d’élimination/destruction des informations.
La division d’EPA de NTT maintiendra une sécurité appropriée lors de l’élimination et de la destruction des dossiers contenant des informations personnelles.
Nous limitons l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à nos propres fins et aux renseignements personnels qui nous sont confiés au nom de nos clients qu’aux employés qui doivent les obtenir pour fournir les services demandés. De plus, nous fournissons à nos employés une formation sur l’importance de la confidentialité et du maintien de la confidentialité et de la sécurité des renseignements personnels. Nous nous sommes engagés à appliquer les mesures disciplinaires appropriées afin de nous assurer que nos employés respectent les politiques de confidentialité.
TRANSPARENCE
La division d’EPA de NTT mettra à disposition des informations sur ses politiques et pratiques générales relatives au traitement des informations personnelles à ses propres fins et au nom de ses clients. La division d’EPA de NTT ne mettra pas à disposition des informations concernant son traitement ou sa gestion des informations personnelles pour un client spécifique, sauf à ce client ou selon les instructions de ce client.
MISE À JOUR DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Nous nous réservons le droit d’apporter sans préavis des modifications à la politique de confidentialité, de même qu’à l’une ou l’autre de nos politiques et procédures connexes. Toute modification à la politique de confidentialité entre en vigueur dès la publication de la politique de confidentialité révisée sur notre site Web.
QUESTIONS OU PRÉOCCUPATIONS
La division d’EPA de NTT a mis en place des procédures pour recevoir et répondre aux plaintes et demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques relatives au traitement des informations personnelles. La division d’EPA de NTT enquêtera sur toutes les plaintes concernant les informations personnelles qu’elle détient à ses propres fins ou au nom de ses clients. Si une plainte est jugée justifiée, la division d’EPA de NTT prendra les mesures appropriées, y compris, si nécessaire, la modification de ses politiques, la notification aux personnes concernées et le dépôt de rapports auprès des organismes de réglementation compétents. La division d’EPA de NTT aidera ses clients à répondre aux questions et aux plaintes concernant les informations personnelles qu’elle conserve au nom de ses clients.
Pour en savoir davantage sur nos politiques de confidentialité, veuillez communiquer avec notre bureau de protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :
251 Attwell Drive
Toronto (Ontario) M9W 7H4